Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Digitalisierung in Ihrem Arbeitsumfeld?

 

Darauf gibt es mehr als nur eine Antwort. Und für alle, die sich mit Digitalisierung befassen, ist ein Einblick in Antworten auf diese Frage sicher nützlich und spannend. Deswegen haben wir uns mit dem Lean-Roundtable Hamburg im Oktober mit dieser und zwei weiteren Fragen zum Thema “Digitalisierung in der Wissensarbeit” intensiv beschäftigt.

Der Lean-Roundtable Hamburg ist eine der regionalen Gruppen des Netzwerkes “Lean for Professionals”. In regelmäßigen Treffen befassen sich die Gruppen mit Wissens- und Erfahrungsaustausch zum Thema Lean in Unternehmen. Mitglieder des Lean-Roundtable sind interne wie externe Berater, Führungskräfte und Fachexperten.

 

Was hat Digitalisierung in der Wissensarbeit mit Lean zu tun?

Leane Ansätze befassen sich mit Möglichkeiten zur Flexibilisierung der Abläufe in Unternehmen durch die gezielte Nutzung des Wissens der Mitarbeiter (also den Experten für ihre eigenen Prozesse). Leanes Denken und Handeln soll eine möglichst schnelle und zielgerichtete Reaktion auf Kundenwünsche erreichen und Freiraum für Weiterentwicklung und Innovation schaffen. Digitalisierung ist dazu ein wichtiger Schlüssel der für Lean Interessierte eine zentrale Rolle spielt.

 

Das Ziel: Was haben wir uns vorgenommen?

Gemeinsam mit der Gruppe sollten zentrale Insights zum Thema Digitalisierung in der Wissensarbeit herausgearbeitet und Schwerpunkte identifiziert werden. Nicht nur mit Blick auf die begrenzte Zeit, die für ein Lean Roundtable-Treffen zur Verfügung steht, ist das eine große Aufgabe. Um deren Lösung schon vor dem Treffen näher zu kommen, haben wir den Workshop im Oktober mit meebility (unserer Web-App für Brainstorming und Lösungsfindung) vorbereitet. So hatten alle die Gelegenheit, nicht nur über Digitalisierung zu sprechen, sondern auch gleich mit einem Tool zu arbeiten, mit dem sich Ideen, Meinungen und Anforderungen online und digital zusammenzuführen lassen.

 

Der Ablauf: Wie sind wir vorgegangen?

Schritt 1 – Vorbereitung:

Das Vorbereitungsteam Andrea Kaden (Zeitgewinn Hamburg), Brigitte Bässler (Effizienzkultur) und ich hat im ersten Schritt drei Fragen formuliert, zu denen vor dem Lean Roundtable die Antworten der Teilnehmern gesammelt werden sollten:

  • Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Digitalisierung in Ihrem Arbeitsumfeld?
  • In welchen Bereichen Ihrer täglichen Arbeit wünschen Sie sich Vereinfachungen durch digitale Werkzeuge?
  • Wie können Sie Digitalisierung vorleben und Ihre (internen und externen) Kunden mit auf die Reise nehmen?

Schritt 2 – Das Online-Brainstorming

Die 17 Teilnehmer des Lean-Roundtables wurde 3 Wochen vor dem eigentlichen Workshoptermin dazu eingeladen, die vorab formulierten Fragen unabhängig voneinander zu beantworten. 17 der 15 Lean-Interessierten haben am Brainstorming teilgenommen. In Summe sind dabei 124 Antworten auf alle drei Fragen gegeben worden.

Nach dem Zusammenführen von Mehrfachnennungen blieben davon insgesamt 78 Antworten übrig. Trotz der Größe der Gruppe und der Vielzahl der Antworten waren die Überschneidungen vergleichsweise gering. So führte die Heterogenität der Gruppe zu einer hohen Bandbreite an Antworten.

Vielfältige Antworten auf spannende Fragen sind wünschenswert und definitiv hilfreich. Noch größer wird der Nutzen der Antworten, wenn sie in eine schlüssige Reihenfolge gebracht werden. Dem üblichen Ablauf eines meebility-Brainstormings folgend wurden die Antworten nach dem Clustern mit Prioritäten versehen. Dazu wurden die Teilnehmer gebeten, alle Antworten zu sichten und sie je nach dem Grad ihrer Zustimmung zu bewerten (mit 0 bis 3 Punkten).

Das Ergebnis des Online-Brainstormings:

Im Folgenden finden Sie die Antworten auf die drei Fragen jeweils sortiert nach der Summe der Bewertungspunkte aller Teilnehmer je Antwort:

Click edit button to change this code.
Click edit button to change this code.
Click edit button to change this code.

Schritt 3 – Die Arbeit mit den Ergebnissen im Workshop (bei der Still GmbH in Hamburg)

Im Workshop selber wurden drei Gruppen gebildet, die sich in Gruppenarbeiten jeweils mit einer der drei Fragen zum Thema Digitalisierung in der Wissensarbeit tiefer befassten. Als Basis für die Gruppenarbeiten standen den Gruppen Ausdrucke der Ergebnisse des Online-Brainstormings zur Verfügung. Auf dieser Basis hatten die Arbeitsgruppen die Aufgabe, Schwerpunkte herauszuarbeiten und konkrete Lösungsansätze zu entwickeln.

Im Workshop selber wurden die Ergebnisse der Diskussionen ganz klassisch (nicht digital) auf Flipcharts zusammengeführt und (ebenfalls klassisch) später im Plenum vorgestellt und besprochen.

 

Die Arbeitsergebnisse im Workshop

Schwerpunkte zu den Herausforderungen der Digitalisierung in der Wissensarbeit

Im Vordergrund stand die Fragen, wie die Nutzung digitaler Tools in Unternehmen gefördert werden kann. Auch in den unterschiedlichen Könnens- und Wissensstände der Mitarbeiter und dem (berechtigten) Anspruch, Produktivitätsgewinne durch neue Tools auch wirklich zu heben, wurden zentrale Herausforderungen gesehen.

Schwerpunkte zu den Wünschen an die Vereinfachung durch digitale Werkzeug

Vereinfachung wird insbesondere in der Vernetzung der Tools untereinander gewünscht. Wie lassen sich die Ergebnisse aus einem Tool im nächsten Tool nutzen? Wie sind die prozessbegleitenden Dokumente und Informationen sinnvoll einzubinden?

Als spezielle Einsatzfelder stehen die zentrale Nutzung dezentralen Wissens, der Informations- und Wissensaustausch allgemein und die Darstellung von KPI’s (z.B. auch entlang von Fertigungsprozessen) im Vordergrund.

Schwerpunkte zur Frage nach den Möglichkeiten, Digitalisierung vorzuleben

Als zentral wird es gesehen, die Nutzung bereits verfügbarer Tools überhaupt erstmal zu fördern – ob mit Kommunikation und Schulung oder mit Pilotprojekten, um erste Erfahrungen zu sammeln.

Vorbehalten aus unterschiedlichen Bereichen sollten mit harten Fakten begegnet werden. Insbesondere die Unterstützung der Unternehmensleitung ist erforderlich, um Digitalisierung im Unternehmen überhaupt gelingen zu lassen.

Fazit

Es gibt nicht DIE Digitalisierung. Selbst der Fokus auf den Bereich Wissensarbeit lässt unzählige Kenntnisstände und Sichtweisen zu. Auch dann noch, wenn die Gruppe, die sich dazu austauscht, eine deutliche Gemeinsamkeit in einen zentralen Aspekt ihres unternehmerischen Interesses hat (in unserem Fall Interesse für Lean).

Die Diskussion hat gezeigt, dass es keine Standardrezepte gibt. Schon bei vermeintlich einfachen Detailfragen, wie der Ablage von Unterlagen oder der Organisation von E-Mails scheiden sich die Geister. Die einen bauen auf bewährte Ansätze, die nachvollziehbare Transparenz und Kontrolle ermöglichen (wie z.B. Ablagestrukturen in Ordnern). Die anderen proklamieren das Loslassen und Vertrauen in gefühlt chaotische Strukturen, die mit intelligenten Suchen dafür sorgen, dass nichts verlorengeht.

Die Nutzung digitaler Möglichkeiten kann dabei helfen, anspruchsvolle Aufgaben leichter und schneller zu durchdringen. Die Vorbereitung des Lean-Roundtables über ein Online-Brainstorming hat in den Arbeitsgruppen gezieltere Einstiege in die Diskussionen ermöglicht. Den Teilnehmern hat es geholfen, sich schon einmal für sich selbst klar zu werden, was sie mit Blick auf die Fragen besonders bewegt.

Im Workshop selber waren zwar noch offene Diskussionen nötig, um auch eine persönliche (und nicht nur digitale) inhaltliche Annäherung der Teilnehmer zu ermöglichen. Am Ende ist es aber gelungen, in (mit Blick auf die Komplexität des Themas und die Heterogenität der Gruppe) relativ kurzer Zeit einen Konsens zu anspruchsvollen Fragen zu erarbeiten.

Matthias Schmitz

Nützliche Tipps, die sich einfach umsetzen lassen – das liefert unser Blog über Produktivität in Meetings und Zusammenarbeit.

Melden Sie sich jetzt an.
Verpassen Sie keinen Beitrag mehr.
Sichern Sie sich das kurze und bündige
Produktiv-E-Booklet gratis:

Jetzt anmelden und Meetings produktiver machen!


Zum meebility-Newsletter anmelden*. So verpassen Sie keinen unserer Blogbeiträge mehr. Und als Bonus erhalten Sie unser Produktiv-E-Booklet gratis. Wir respektieren Ihre Privatsphäre. Ihre Daten werden nicht weitergegeben. Sie können die Informationen jederzeit abbestellen.